22
Μαρ

6 Tips για Παραγωγικά Meetings!

Ο χρόνος είναι το πολυτιμότερο αγαθό στη ζωή σου, γιατί είναι το μόνο πράγμα που δε μπορείς να αγοράσεις, ώστε να αποκτήσεις περισσότερο…

Είναι κρίμα που το παραπάνω δεν το λαμβάνουν υπόψη όλες οι επιχειρήσεις… Οι σκέψεις για την εργασιακή σου εβδομάδα που ξεκινάει, ίσως να είσαι αισιόδοξες,  άλλοτε ματαιόδοξες, ίσως και λιγάκι απογοητευτικές μερικές φορές, αν καθίσεις και υπολογίσεις πόσο χρόνο σπαταλάς άδικα σε ανούσια meetings.

Θα δώσω έμφαση σε ό, τι μπορεί να μετατρέψει ένα απλό meeting σε εξαιρετικό. Θυμίζει κάτι από τέχνη, αλλά μπορεί ο καθένας να το χειριστεί άψογα. Παρακάτω, δίνονται μερικές συμβουλές, για αυτούς που χρειάζονται λίγη extra βοήθεια:

1. Όρισε και στείλε ένα χρονοδιάγραμμα εκ των προτέρων

Είναι δύσκολο να προχωρήσεις, αν δεν υπάρχει ένα είδος προσανατολισμού σε σχέση με το θέμα των meetings σου. Τι είδους meeting θα είναι; Χρειάζεσαι ανθρώπους έτοιμους και πρόθυμους να συμμετάσχουν; Αναθεωρείς τα αποτελέσματα στο τέλος; Θα μελετήσεις μετά για τυχόν λάθη που υπήρξαν προς διόρθωσή σου; Είναι οι συνάδελφοι σου υπεύθυνοι στο να έχουν την πλήρη επίγνωση της συζήτησης;

Πριν ξεκινήσεις, άφησε τους άλλους να έχουν μια ιδέα για το θέμα που πρόκειται να αναλυθεί, ενώ με αυτόν τον τρόπο επωφελούνται και οι συνάδελφοι σου, έχοντας μια πλήρη εικόνα επί του θέματος.

Στέλνοντας το χρονοδιάγραμμά σου έστω και ένα εικοσιτετράωρο νωρίτερα, δίνεις τη δυνατότητα στους συναδέλφους σου να προετοιμάσουν το χρόνο τους καλύτερα και ποιοτικά.

billionphotos-1672515

2. Ξεκίνα τα meetings στην ώρα τους

Αν δεν ξεκινήσεις τα meetings στην ώρα τους, πιθανότατα ούτε και εσύ να τελειώσεις στην ώρα σου, με αποτέλεσμα το επόμενο meeting να αργήσει να ξεκινήσει και πριν το καταλάβεις, θα έχεις βγει εκτός προγράμματος! Ο αυστηρός κανόνας περί χρόνου, πρέπει να εκτελείται οπωσδήποτε και στα υψηλότερα επίπεδα για μια εταιρεία. Αν μπορείς, να ξεκινάς πάντα το πρώτο meeting της ημέρας στην ώρα του και ανέπτυξε ένα πνεύμα όπου θα επιδεικνύεται το πόσο σημαντικός είναι ο χρόνος για τον άνθρωπο.

3. Βεβαιώσου ότι παρακολουθούν τα κατάλληλα άτομα, τα κατάλληλα meetings

Έχεις βρεθεί ποτέ σε meeting που να νιώθεις απλά πως υπάρχεις στο χώρο, χωρίς κάποιον ουσιαστικό λόγο; Είναι σημαντικό να έχεις τους σωστούς ανθρώπους, στα κατάλληλα meetings και για τους σωστούς λόγους. Αν καταλαβαίνεις την πολύτιμη αξία που έχει ο χρόνος για έναν άνθρωπο, μάθε πως οι συνεδριάσεις αποτελούν μια πολύ “ακριβή” προσπάθεια για τον καθένα. Μελέτησε αρκετά τον κατάλογο και προβληματίσου, ώστε να βεβαιωθείς πως ο καθένας έχει έναν σαφή ρόλο και σκοπό στο τρέχον meeting.

4. Οι Συνεδριάσεις, πρέπει να έχουν την κατάλληλη διάρκεια

Τα σπουδαία meetings, θα έχουν μεγάλη διάρκεια ή καλύτερα, όση χρειάζεται να έχουν. Αν είσαι καλός στο να φτιάχνεις ένα χρονοδιάγραμμα με σαφείς στόχους, τότε θα γνωρίζεις πότε ένα meeting πρέπει να φθάσει στο τέλος του. Αν βέβαια το ολοκληρώσεις και μέσα σε μισή ώρα, ενώ προοριζόταν για μία, τότε ακόμα καλύτερα.

billionphotos-2298959

5. Βάλε την Ιδέα σε … “πάγο”

Τι κάνεις όταν σε μια συνεδρίαση που βρίσκεσαι, το θέμα αρχίζει να παίρνει μεγάλες διαστάσεις, αλλά η συζήτηση είναι ενδιαφέρουσα και προχωράει ευχάριστα; Απλά δεσμεύσου πως θα επανεξεταστεί η ιδέα αυτή και όρισε αμέσως μία μεταγενέστερη ημερομηνία.

6. Μην τερματίσεις ένα meeting, χωρίς μια ξεκάθαρη συμφωνία για τα επόμενα βήματα

billionphotos-1648352Πριν τερματιστεί η συνεδρίαση, φρόντισε να ανακεφαλαιώσεις τις οποιεσδήποτε άμεσες ενέργειες που συζητήθηκαν και βεβαιώσου ότι ανατέθηκαν στους κατάλληλους ανθρώπους. Το χειρότερο πράγμα, είναι να μην παρακολουθεί κανείς ουσιαστικά τη συνεδρίαση και να γίνονται παρανοήσεις, με αποτέλεσμα να πρέπει να κανονίσεις οπωσδήποτε ένα νέο meeting για να συζητήσεις ξανά, τα ίδια που ειπώθηκαν και στο προηγούμενο.

Σχετικό: 6 Πράγματα που δεν γνωρίζατε για την εταιρεία σας

πηγή: entrepreneur.com

Κοινοποίηση:

Σχετικά άρθρα

Ετικέτες: , , ,

Σας άρεσε το blog μας;

Αρέσει σε %d bloggers: